Politique de confidentialité.

1.Responsable du traitement

L’éditeur du service est :

• BAJURIAN SAS
• 135 Avenue des Pyrénées, 31830 Plaisance du Touch, France
• Représentant légal : Antoine Barthès (Président)

1.1 Deux rôles distincts

Notem n’intervient pas au même titre selon les données concernées, et cette distinction commande tout le reste de la présente politique :

• Responsable de traitement pour les données de compte des utilisateurs professionnels (formateurs, personnels administratifs, dirigeants d’organismes) et pour les données de facturation du service.
• Sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD, pour l’ensemble des données d’apprenants traitées dans le service. L’organisme de formation en reste le responsable de traitement : il définit les finalités, et Notem n’agit que sur ses instructions.

2.Données collectées

Dans le cadre de l’utilisation de Notem, nous collectons les catégories de données suivantes :

2.1 Données d’identification professionnelles

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Rôle au sein de l’organisation (dirigeant, administratif, formateur, assistant)
• Pour l’organisation : raison sociale, SIRET, numéro de déclaration d’activité, référent pédagogique, référent handicap

2.2 Données de connexion

• Journaux de connexion et d’activité
• Type de navigateur et système d’exploitation
• Le cas échéant, l’identifiant fourni par Google ou Apple si vous choisissez ce mode de connexion

2.3 Données des apprenants

Ces données peuvent inclure :

• Identité de l’apprenant (nom, prénom) et adresse e-mail
• Présence aux séances, horodatages d’émargement et signatures recueillies par demi-journée
• Travaux rendus et fichiers déposés par l’apprenant
• Notes, appréciations et commentaires d’évaluation
• Enregistrements audio des séances de formation, leurs transcriptions, et les comptes rendus qui en sont issus
• Attestations de fin de formation et pièces justificatives associées

Notem ne traite pas de données de santé, d’opinions politiques, religieuses ou syndicales, ni aucune autre catégorie particulière de données au sens de l’article 9 du RGPD. Il vous appartient de ne pas en introduire dans le service.

3.Finalités du traitement

Vos données sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

• Création et gestion de votre compte et de votre organisation
• Fourniture des services : enregistrement et transcription des séances, rédaction des comptes rendus, pré-notation des travaux rendus, émargement, attestations
• Constitution des pièces justificatives attendues par la certification Qualiopi et par les financeurs de la formation professionnelle
• Mise à disposition du portail apprenant et des liens de consultation
• Facturation et gestion des abonnements
• Communication relative au service (notifications, mises à jour)
• Amélioration de nos services et support technique
• Respect de nos obligations légales

4.Base légale du traitement

Le traitement de vos données repose sur :

• L’exécution du contrat : fourniture du service auquel vous avez souscrit.
• Nos obligations légales : conservation des données de facturation, et conservation des preuves de réalisation de l’action de formation.
• Notre intérêt légitime : amélioration de nos services, sécurité du service.
• Votre consentement : lorsqu’il est requis, notamment pour les communications non essentielles.

S’agissant des données d’apprenants, la base légale est déterminée par l’organisme de formation responsable de traitement, et non par Notem.

5.Destinataires des données

Vos données peuvent être transmises aux sous-traitants ultérieurs suivants, tous établis dans l’Union européenne :

• OVHcloud (France) : hébergement de l’application, de la base de données et des fichiers déposés.
• Mistral AI (France) : transcription des enregistrements de séance et rédaction assistée des comptes rendus et des appréciations.
• Resend (Union européenne) : envoi des e-mails transactionnels — liens de connexion, notifications, documents.
• Google et Apple : uniquement si vous choisissez de vous connecter via l’un de ces fournisseurs d’identité, et pour cette seule authentification.
• Autorités compétentes : sur réquisition légale.

Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers, et elles ne sont utilisées ni pour de la publicité, ni pour l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

6.Hébergement des données

L’ensemble des données est hébergé par OVHcloud, sur des serveurs situés en France. Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est effectué, y compris pour les traitements d’intelligence artificielle : la transcription et la rédaction sont opérées par un prestataire français.

7.Durée de conservation

Nous conservons les données pendant les durées suivantes :

• Données de compte : pendant la durée de votre inscription, puis supprimées à la fermeture du compte.
• Preuves de réalisation des actions de formation (émargements, comptes rendus, évaluations, attestations) : conservées pendant la durée requise par la certification Qualiopi et par les financeurs, soit plusieurs années après la fin de l’action. Ces pièces ne peuvent pas être supprimées à la demande sans priver l’organisme de formation des justificatifs qu’il est tenu de produire.
• Enregistrements audio : supprimables à tout moment depuis le service, indépendamment du compte rendu qui en est issu. La suppression d’une piste n’efface pas le compte rendu déjà publié.
• Données de facturation : 10 ans (obligation légale).
• Journaux de connexion : 12 mois.

8.Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

• Chiffrement des données en transit
• Cloisonnement des données par organisation, appliqué à la fois dans l’application et directement dans la base de données
• Authentification sécurisée, avec connexion par lien à usage unique ou mot de passe
• Accès des auditeurs et des apprenants par liens dédiés, en lecture seule et à portée restreinte
• Hébergement en France, chez un fournisseur européen
• Sauvegardes automatiques

9.Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir une copie de vos données.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données.
• Droit à la limitation : restreindre le traitement de vos données.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré.
• Droit d’opposition : vous opposer au traitement de vos données.
• Droit de retirer votre consentement : à tout moment.

Apprenants : si vous avez suivi une formation et souhaitez exercer vos droits, adressez-vous en premier lieu à l’organisme de formation qui vous a accueilli. C’est lui qui est responsable de vos données ; nous l’assistons dans le traitement de votre demande. Vous pouvez néanmoins nous écrire, et nous transmettrons.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

10.Cookies

Le site public n’utilise pas de cookie de mesure d’audience ni de cookie publicitaire. L’application utilise uniquement les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service, notamment au maintien de votre session authentifiée. Ces cookies ne requièrent pas de consentement préalable.

11.Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par e-mail ou via une notification dans l’application.

12.Contact